Tổ chức công việc theo khoa học áp dụng vào kinh doanh!

1. Thế nào là tổ chức?
Ai cũng nhận ra rằng trước khi làm một việc gì, phải xếp đặt kỹ lưỡng cho khỏi mất thì giờ, khỏi phí nguyên liệu. Muốn xay lúa chẳng hạn, phải xác định trước xay mấy tạ, lựa chổ để cối xay, trải đệm xuống dưới để hứng gạo và trấu, buộc dây vào cối, tìm thúng để đựng lúa...rồi mới bắt đầu xay.


Nếu không lựa chỗ trước, đặt chỗ ở một nơi xa, sẽ phí thì giờ đi đi về về đem lúa đổ vào cối. Nếu nơi đó lại ở giữa sân, khi trời nắng, làm việc sẽ mau mệt: Như vậy là phí sức mà phí sức tức là phí thời giờ, vì khi mệt thì làm chậm đi, đáng lẽ mất ba giờ, phải mất bốn, năm giờ, phí mất một, hai giờ. Nếu trời lại đổ mưa trong khi đương xay ta còn mất giờ và mất công mang cối, lúa vào trong nhà nữa.

Đó là 1 việc nhỏ, sự xếp đặt không cần phải suy nghĩ lâu, tính toán nhiều. Nếu ta muốn dùng máy xay lúa, công việc sẽ nhiều hơn, lâu hơn, ta phải xếp đặt công việc cái trước cái sau, sao cho khỏi cản trở lẫn nhau mà còn sửa soạn, chuẩn bị lẫn cho nhau nữa.
Xếp đặt như vậy là tổ chức.

2. Bốn quy tắc khoa học của Descartes:

QT1: Chứng nghiệm một sự thực nào đó rồi mới nhận nó là sự thực.
QT2: Phải chia sự khó khăn ra làm nhiều phần nhỏ, càng nhiều càng hay, nghĩa là phải phân tích nó để giải quyết(Quy tắc hay áp dụng khi chúng ta chia công việc cho mỗi người chuyên làm 1 việc.)
QT3: Sau khi phân tích, phải thu nhập lại những phần tử đó theo từng loại, theo sự quan trọng của chúng để kiếm cách xử trí, lập chương trình hành động.
Quy tắc này ngước quy tắc trên và gọi là quy tắc tổng hợp.
QT4: Kiểm điểm lại cho đủ. Xét cho khắp để khỏi bỏ sót một chút gì.Quy tắc này dạy ta kiểm soát lại công việc cho chắc chắn.

3.Ví dụ

Ta muốn mở 1 quán kem ở Hà Tiên.Có người nói với ta rằng: Sẽ lời nhiều vì hiện châu thành đó chưa có máy kem nào hết.
  Ta có tin ngay như vậy không? KHÔNG!
Vì Quy tắc 1 của Descartes bắt ta chứng minh một điều gì rồi mới cho ta quyền tin nó. Muốn chứng minh sự mở quán kem ở Hà Tiên sẽ có lời, ta phải chia vấn đề đó ra làm nhiều phần nhỏ để nghiên cứu từng phần một cho được minh bạch(Quy tắc 2). Ta chia như sau:

a, Tiên mua cây kem là bao nhiêu?

- Số tiền đó, nếu đi vay, sẽ phải chịu bao nhiêu tiền lời mỗi tháng, mỗi năm.
- Tiền thuê nhà để mở tiệm là bao nhiêu?
- Tiền phí tổn cho máy chạy mỗi ngày 6 giờ là bao nhiêu? 12 giờ là bao nhiêu.
- Các thứ thuế là bao nhiêu?


b, Dân số châu thành Hà Tiên hiện nay là bao nhiêu?

- Dân số đó sẽ tăng hay sẽ giảm? Tại sao? Tăng độ bao nhiêu? Giảm độ bao nhiêu?
- Cứ 1000 người thì mỗi ngày trung bình tiêu thụ đô bao nhiêu cây kem?
Muốn trả lời được câu hỏi này, phải so sánh với những tỉnh khác.
- Sức tiêu thụ mùa mưa là bao nhiêu? mùa nắng tăng lên bao nhiêu?

c,Hiện nay có quán kem nào ở Hà Tiên chưa?
- Có người nào mới xin mở mà chưa mở không?
- Nếu có 1 quán thì lãi bao nhiêu?
- Nếu có 2 quán thì lãi hay lỗ? và bao nhiêu?

Đó là mới xét sơ thôi, thật ra mỗi câu hỏi đó còn chia ra nhiều câu hỏi phụ nữa. Ví dụ trong câu hỏi: Tiền mua cây kem là bao nhiêu? Phải tính tiền láy lấy tại hãng, tiền vận chuyển; trong tiền vận chuyển lại phải kể tiền xe, tiền tàu, tiền khuân vác...

Sau khi giải quyết từng vấn đề, trả lời từng câu hỏi, ta thu thập những tài liệu để tính tiền phí tổn, tiền thu được trong một năm và sau cùng biết tiền lời hoặc lỗ. Đó là áp dụng quy tắc 3.

Trong khi tổng hợp tiền phí tổn, phải tính cho đủ những phí tổn đã kê trong khi phân tích...

(Còn tiếp...)

Trích sách Tổ chức công việc theo khoa học.
 Dịch giả: Nguyễn Hiến Lê